Handreichung Dateneingabe Transformationsverträge (DEAL Wiley)

Einleitung

Im Vergleich zu APCs in Open-Access- sowie in Hybrid-Zeitschriften gibt es für Kosten, die für Artikel im Rahmen von Transformationsverträgen anfallen, noch keine etablierten Melderoutinen. OpenAPC hat im Rahmen des INTACT-Projekts für Daten aus Transformationsverträgen bereits einen zusätzlichen Datensatz geschaffen (Visualisierung), allerdings beinhalten bislang nur wenige vom FWF gemeldete Daten Kosteninformationen. Im Zuge der letzten Förderphase durch das BMBF hat OpenAPC ab 2020 damit begonnen, Artikel aus Transformationsverträgen mit Kosteninformationen pro Artikel und teilnehmender Institution zu verzeichnen. Dies steht im Einklang mit aktuellen Empfehlungen (Expert Group to the European Commission, European University Association, Coalition S / Plan S), die die Notwendigkeit von Kostentransparenz auch in Transformationsverträgen betonen. Zudem sind Kostendaten für die Transformation von Erwerbungsbudgets und die Entwicklung von Kostenverteilungsmodellen auf lokaler und nationaler Ebene relevant. Mit dem DEAL-Wiley-Abschluss liegt erstmals ein flächendeckender Transformationsvertrag in Deutschland vor.

Mindestanforderung

• Die Daten beinhalten die Ausgaben je Artikel einer akademischen Einrichtung für die Veröffentlichung im Rahmen von Transformationsverträgen
• Die Daten sollen mittels csv in einem maschinenlesbaren, plattformübergreifenden Format zur Verfügung gestellt werden.
• Es ist sichergestellt, dass die Daten unter einer Open-Data-Commons-Lizenz öffentlich verfügbar und nachnutzbar sind.
• Eine Ansprechpartnerin oder ein Ansprechpartner an der beisteuernden Einrichtung ist benannt.

Der Datensatz für Transformationsverträge wird aus den verteilten Tabellen der beitragenden Einrichtungen zusammengestellt, da die MPDL Services GmbH die an DEAL teilnehmenden Einrichtungen bislang nicht durch eine zentrale Datenlieferung unterstützen will. Um die Ausgaben vergleichbar zu machen, werden die Verlags- und Zeitschriftentitelansetzungen mittels automatischer Anreicherungsverfahren durchgeführt (CrossRef). Durch weitere Anreicherung der Nachweise mit Informationen z.B. aus dem disziplinären Repository Europe PubMed Central oder dem DOAJ werden weitere Felder automatisch ausgefüllt.

Wie auf den Open-Access-Tagen 2019 diskutiert, werden die Daten aus den DEAL-Wiley-Hybridzeitschriften im Datensatz für Transformationsverträge verzeichnet, die Daten für DEAL-Wiley-Open-Access-Zeitschriften im OpenAPC-Kerndatensatz. Dies trägt dem Umstand Rechnung, dass APCs und PAR Fees unterschiedlich sind. Verbindendes Element ist jedoch, dass sie jeweils (Durchschnitts-) Kosten pro Artikel repräsentieren.

Im Sinne der Sichtbarkeit und Nachnutzung wird der Datensatz über GitHub verfügbar gemacht. Zusätzlich werden die institutionell gemeldeten Kostendaten für DEAL-Wiley-Open-Access-Zeitschriften und DEAL-Wiley-Hybrid-Zeitschriften zusammen in einer speziellen Treemap visualisiert.

Datenschema

Das Datenschema für Artikel aus Transformationsverträgen entspricht weitestgehend dem bekannten OpenAPC-Datenschema. Jede Variable (Pflichtfelder und optionale Felder) bildet eine Spalte, und pro Artikel wird eine Zeile verwendet.

Eine Übersicht des Open-APC-Datenschemas ist hier zu finden. Dieser Beitrag der Universität Leipzig ist ein gutes Beispiel für eine Schema-konforme Einreichung.

Pflichtfelder

Folgende Variablen sind obligatorisch:

institution — Name der Universität oder außeruniversitären Forschungseinrichtung

period — Jahresangabe gemäß Wiley-Einzelnachweisrechnung (acceptance date)

euro — Bei Publikationen in Gold-OA-Zeitschriften ist dies eine APC, die sich gemäß der üblichen OpenAPC-Regeln ergibt (der DEAL-Rabatt von 20% sollte entsprechend eingerechnet sein). Bei Publikationen in hybriden Zeitschriften ist hier eine sogenannte Equivalent APC kalkulatorisch zu ermitteln (siehe unten).

doi — Digital Object Identifier

is_hybrid — Wurde der Artikel in einer Wiley-OA- oder Hybrid-Zeitschrift veröffentlicht? Angabe FALSE oder TRUE.

Optionale Felder

opt_out — Gibt an, ob es sich um einen Opt-Out-Artikel gemäß der Wiley-Einzelnachweisrechnung handelt. Nur erforderlich, falls alle hybriden DEAL-Artikel in einer gemeinsamen Tabelle übermittelt werden. Angabe FALSE oder TRUE.

Zusammensetzung der gemeldeten Kosten aus dem DEAL-Wiley-Transformationsvertrag

Gold OA

Um das Meldeaufkommen zu minimieren, können die Daten für die Artikel in Wiley-OA-Zeitschriften mit den Daten aus den Open-Access-Publikationsfonds zu den üblichen Zeiten an OpenAPC in einer csv- Datei bzw. Excel-Tabelle oder via GitHub übermittelt werden. Um Vergleichbarkeit zu gewährleisten, sollte sich der im Feld euro gemeldete Betrag auch für Artikel in Wiley-OA-Zeitschriften gemäß den bisherigen OpenAPC-Regeln zusammensetzen (Bruttobetrag für den Artikel, keine eventuellen zusätzlichen Kostenpunkte, keine „Freiartikel“).

Hybrid OA

Die Kosten pro Artikel in Wiley-Hybrid-Zeitschriften (PAR Fees) werden von den teilnehmenden Einrichtungen kalkulatorisch ermittelt. Dazu wird die an den Subskriptionsausgaben orientierte Vorauszahlungsumme durch die Artikelanzahl in Wiley-Hybrid-Zeitschriften geteilt, um die durchschnittlichen Kosten pro Artikel in Wiley-Hybrid-Zeitschriften zu berechnen (Summe der jährlichen Vorausszahlung / Anzahl der Artikel in Wiley-Hybrid-Zeitschriften mit acceptance date im entsprechenden Jahr). Für die Daten in DEAL-Wiley-Hybrid-Zeitschriften ist das Feld is_hybrid auf TRUE zu setzen.

Bei der Kalkulation ist zu beachten, dass der DEAL-Vertrag ein Opt Out für Open Access vorsieht, d.h. Autor_innen können sich dafür entscheiden, Veröffentlichungen in hybriden Wiley-Zeitschriften nicht OA zu stellen. Diese Artikel werden nicht im Wiley-Dashboard angezeigt, fließen aber dennoch in die Berechnung der PAR Fees mit ein! Für die Meldung sollte daher nicht auf die Daten des Dashboards zurückgegriffen werden. Maßgeblich sind stattdessen die Vergleichsrechnungen der MDPL Services GmbH ("Publikationsanzahlbasierte Abrechung"), die ab Oktober 2020 erstmals an die Einrichtungen versendet wurden und auch die entsprechenden Opt-Out-Artikel auflisten. Diese Artikel sollten bei der Meldung an OpenAPC explizit gekennzeichnet werden, entweder durch Einfügen eines zusätzlichen Felds opt_out (siehe oben) oder durch Meldung der Opt-In/Opt-Out-Artikel in zwei getrennten Tabellen.

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Beispielrechnung

Eine Einrichtung hat für ein gegebenes Jahr eine Vorauszahlung von 150.000€* an Wiley geleistet. Gemäß der an der MPDL-Vergleichsrechnung ("Publikationsanzahlbasierte Abrechnung") angehängten Excel-Tabelle ergibt sich, dass an dieser Einrichtung im Berechnungszeitraum 20 Artikel OA ("Opt-In Einzelnachweis") und 5 Artikel non-OA ("Opt-Out Einzelnachweis") in hybriden Zeitschriften publiziert wurden.
Die kalkulatorische Equivalent APC ergibt sich nun folgendermaßen:

150.000€ / (20 + 5) = 6.000€

Die Einrichtung annotiert im Folgenden alle hybriden Artikel (Opt-In und Opt-Out) mit dem errechneten Betrag (Spalte euro = 6000) und meldet die Daten an OpenAPC. Dabei ist lediglich darauf zu achten, dass die Opt-Out-Artikel identifizierbar bleiben, entweder durch Übermittlung von zwei getrennten Tabellen oder durch Einfügen einer zusätzlichen Spalte opt_out mit entsprechender Markierung.

*Achtung: Dieser Betrag wird auch in der Vergleichsrechnung ausgewiesen ("PAR-Jahresrechnungsbetrag"), allerdings enthält dieser nicht die von den Institutionen gezahlte Mehrwertsteuer. Falls diese Zahl verwendet wird, muss sie also zuvor noch mit 1,19 multipliziert werden!

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Einrichtungen, die ihre DEAL-Daten im Jahresverlauf 2020 bereits auf Grundlage des Dashboards an OpenAPC gemeldet haben, sollten nach Möglichkeit eine Korrekturmeldung nach dem oben beschriebenen Schema vornehmen.

Das Jahr 2019 stellt insofern eine Sondersituation dar, da die Vorauszahlung zur DEAL-Teilnahme an den Subskriptionsausgaben für das gesamte Jahr orientiert war, die Möglichkeit des Publizierens in Wiley-Hybrid-Zeitschriften aber erst ab der zweiten Jahreshälfte 2019 möglich war. Im Einklang mit Appendix E des DEAL-Wiley-Vertrags, der für die erste Jahreshälfte 2019 die Zahlung einer interim read fee vorsieht, und um die Vergleichbarkeit der kalkulierten Durchschnittkosten pro Artikel mit den Folgejahren 2020 und 2021 zu gewährleisten, melden die teilnehmenden Einrichtungen für 2019 zwar die gesamte Vorauszahlungssumme, diese wird aber zentral von OpenAPC für die Darstellung der durchschnittlichen Artikelkosten in 2019 halbiert.

Aufgrund des pro Institution unterschiedlichen Verhältnisses von Subskriptionsausgaben zu Publikationszahlen werden unterschiedliche Durchschnittskosten pro Artikel im Datensatz für Transformationsverträge transparent und schaffen damit die Datengrundlage für die Diskussion von Kostenverteilungsmodellen auf lokaler und nationaler Ebene.

Falls zu einem späteren Zeitpunkt eine an DEAL-Wiley teilnehmende Einrichtung freiwillige Nachzahlungen an die MPDL Services GmbH leisten oder die MPDL Services GmbH zu einem späteren Zeitpunkt Rückzahlungen veranlassen sollte, können die Durchnittskosten pro Artikel in Wiley-Hybrid-Zeitschriften im Nachgang korrigiert werden. Dabei ist zu beachten, dass diese Zahlen, wenn sie mit der gemeldeten Vorauszahlung für 2019 verrechnet werden sollen, ebenfalls verdoppelt werden müssen!