Выражать свои мысли менеджеру часто приходится не только устно, но и письменно. Письменная коммуникация может пригодиться в следующих случаях:
- Рабочая переписка в почте или мессенджерах.
- Работа со встречами – повестка и подведение итогов.
- Описание задач.
- Подготовка документации.
- Написание статей.
- Наполнение "Роадмапа Тимлида".
В любом из этих случаев нужно придерживаться ряда базовых правил:
- Базовая грамматическая и синтаксическая грамотность.
- Использование информационного стиля.
- Использование привычного команде предметно-ориентированного языка.
Для менеджера:
- Гарантия того, что твои мысли и идеи будут правильно поняты.
- Хороший текст повышает вероятность того, что он вообще будет прочитан.
- Тексты будут содержать много воды.
- Их не будут читать, либо будут просматривать по диагонали, упуская при этом их суть.
- Тексты будут содержать ошибки.
- Создаётся впечатление неряшливости. Если менеджер пишет с ошибками, возможно, он и в работе будет не слишком хорош.
- Тексты будут не конкретными, не убедительными и не содержать чёткого посыла.
- Не получится договориться или убедить кого-то в своей точке зрения.
Ветка не делегируется.
- Менеджер избегает письменных коммуникаций, заменяя их устными.
- Текст содержит грамматические и пунктуационные ошибки.
- Тексты наполнены водой, конкретика размыта.
- За красивыми оборотами теряется смысл.
- Текст слишком формален.
- Текст содержит штампы.
- Автор не думает о читателе.
- Тексты написаны грамотно, с фокусом на ключевую мысль.
- В команде есть культура письменной коммуникации – все важные решения и итоги встреч фиксируются в командной вики.
- Автор текста фокусируется на читателе и его удобстве.
В работе с текстами стоит придерживаться нескольких правил:
- Готовя текст, думай о том, для кого он пишется. Почему этот человек будет читать текст? Что он должен в нем увидеть, чтобы решить свою проблему? Каким максимально простым способом эту мысль до него донести? Такие вопросы помогут выкинуть из текста лишнее и структурировать его с ориентацией на конечного читателя.
- Ищи хороший образец и придерживайся его. Это особенно верно для подготовки описаний задач, повесток и итогов встреч. Если в компании есть какие-то общепринятые стандарты, то хорошо их придерживаться.
- Прогоняй текст через сервис Главред. Он выявляет частые ошибки, сушит воду и делает текст простым для восприятия.
- Перечитывай перед отправкой. Всегда.