meetup 148 イベント前対応

[kiyohara]

イベント概要の決定

• 日程を決定する
• 内容を決定する
• 場所を決定する

Slack 準備

• Slack に専用チャネルを作成する
  • チャネルトピックに Zoom URL をセットする

施設を予約する

• 施設を決定する
• 施設を予約する
• （必要に応じて）利用費を事前に支払う

申し込みページを作成する

• Doorkeeper イベントを未公開状態で作成
  • meetup ページ URL は仮で
• meetup ページ PR を作成
  • Doorkeeper イベントのウィジェットをいれこむ
• meetup ページを公開
  • PRをマージ
• Doorkeeper イベントを公開

告知活動を行う

• イベント日をカレンダーに登録する
• Doorkeeper 告知メール
  • イベント公開時に送付すると同時に、イベント前々日に予約送信を設定する
• Buffer(Twitter, Facebook, Mastodon)
  • イベント公開時, イベント実施週の日曜(6日前)、イベント前々日の3回をセット
• ruby-jp slack

懇親会のお店を手配する

• お店の選定
• 予約の実施
• 人数の確定

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• 日程: 2024年12月21日（土）
• 場所: ITビジネスプラザ武蔵
  • @cottondesu さんに予約＆支払いまで完了してもらっている
• 内容: LT大会
• 懇親会: 居酒屋　丸奄　（まるえん）
  • @cottondesu さんに予約いただいている ( meetup 148の懇親会 #1470 )
    • 人数はいったん10人（前日まで変更可能）

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doorkeeper : https://kzrb.doorkeeper.jp/events/179815
meetup ページ PR : #1479

[kiyohara]

memo:
今回のイベントでは懇親会や支援チケットの設定を予定している。
以前は以下のように、チケットの種類を分けることで対応していた。

しかし今回は、3県合同イベントに向けての実験的な意味合いも込めて、「申し込みフォーム」に「質問」を追加する形で実験的に対応してみることとする。

※懇親会については席数に限りがあるため、チケットに設定しつつ上限を設定しておいた方がベターのように感じるが、その場合金額周りの表記などが煩雑になるため一旦上記の形とした。運用上の課題が見えた場合にはさらなる改善を模索していく前提。

[kiyohara]

meetup ページの公開とドアキイベントの open done
ドアキのメール送信と、メール予約設定も done.
buffer に告知も設定済み
ruby-jp slack にも手動で書き込み済み

残件としては懇親会会場の人数確定のみ